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Berechtigung

Unterhalb Berechtigung finden Sie folgendes:

Vorgangstypenberechtigungen

Hier können Sie Benutzer oder Gruppen auf bestimmte Vertragstypen berechtigen.

Erst nachdem die Berechtigung gesetzt wurde, können die ausgewählten Benutzer oder Gruppen diese Vertragstypen sehen bzw. Verträge dieses Typs anlegen.

Außerdem erhalten Sie einen Überblick über Ihre Vorgangsmanagement-Lizenzen. Für eine reine Vertragsmanagement-Installation sind diese Zahlen irrelevant.

So geht's

  1. Wählen Sie aus dem Feld einen Benutzer oder eine Gruppe aus.

  2. Unterhalb von Sichtbarkeit steuern Sie über den Schalter, ob der Benutzer bzw. die Benutzergruppe Zugriff auf den entsprechenden Vertragstyp erhalten soll.

  3. Speichern Sie.

Die gewählten Vertragstypen sind dann für die ausgewählten Anwender als "sichtbar" gekennzeichnet und Sie können diese Typen im Kontext eines Vertrags verwenden.

Beispiel

Im Folgenden werden die weiteren Funktionalitäten anhand eines Beispiels erläutert. Exemplarisch soll zunächst einem Benutzer zusätzlich ein Recht auf den Vertragstyp "Kaufvertrag" erteilt werden und weiterhin die Rechte auf den "Dienstleistungsvertrag" und den "Leasingvertrag" entzogen werden. Zur Erteilung der neuen Berechtigung für den "Kaufvertrag" kann zunächst nach dem Vorgangstyp über das entsprechende Suchfeld gefiltert werden. Die Filterung berücksichtigt sowohl den Namen des Vorgangstyp als auch das Vorgangskürzel. Anschließend wird der Vorgangstyp als sichtbar markiert und die Konfiguration gespeichert.

Nachdem nun erfolgreich das Recht für den Vertragstyp "Kaufvertrag" erteilt wurde, werden nun dem entsprechenden Benutzer die Rechte für den "Dienstleistungsvertrag" sowie für den "Leasingvertrag" entzogen. Für den Fall, dass die Liste länger ist, ist es hilfreich zunächst nach den "nur sichtbaren Vorgangstypen" oder mit Hilfe eines Suchbegriffs zu filtern. Die entsprechenden Typen können dann demarkiert werden und die neue Konfiguration gespeichert werden.

In diesem Beispiel werden zwei separate Speichervorgänge verwendet, um zunächst ein neues Recht zu erteilen und dann zwei andere Berechtigungen zu entziehen. Das Vorgehen kann auch abgekürzt werden, indem direkt alle gewünschten Vertragstypen als "sichtbar" und alle nicht erlaubten Zugriffe deselektiert werden und dann gespeichert wird.

Warnung

Bevor ein anderer Benutzer ausgewählt wird, muss eine neue Konfiguration abgespeichert werden, da sonst die Veränderungen verloren gehen.

Wenn die geänderte Konfiguration nicht gespeichert werden soll, kommt die Auswahl eines neuen oder keinen Benutzers einem "Abbrechen" gleich. Bei Neuauswahl des vorherigen Benutzers wird dann wieder die gespeicherte Konfiguration geladen.

Sie können direkt alle Vertragstypen selektieren oder deselektieren, indem Sie den Toggel vor dem Spaltentitel "Sichtbar" auswählen. Dabei werden auch Vertragstypen (de-) selektiert, die aufgrund von gewählten Filteroptionen ausgeblendet sind.

Einschränkung der Vertragsfunktionalitäten

Gemäß der Zuordnungen Benutzer/Vertragstypen erfolgt eine Einschränkung der Vertragsfunktionalitäten für den angemeldeten Benutzer. Im Folgenden werden die Einschränkungen in den nachstehenden Kontexten veranschaulicht.

  • Prozesse

  • Neuanlange / Editieren eines Vertrags

  • Öffnen eines nicht berechtigten Vertrags

  • Vertragsübersicht

Prozesse

Navigieren Sie zu Konfiguration > Fachadministration > Prozesse, um neue Vertragstypen zu definieren oder vorhandene Vertragstypen zu bearbeiten. Alle Vertragstypen, auf die Sie keine Berechtigung haben, sind zunächst ausgeblendet.

Neuanlange / Editieren eines Vertrags

Bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten eines Vertrags werden dem angemeldeten Benutzer nur die Vertragstypen zur Verfügung gestellt, die ihm zugeordnet sind.

Öffnen eines nicht berechtigten Vertrags

Öffnet der angemeldete Benutzer einen Vertrag, zu dem er keine Berechtigung hat, so erscheint eine Fehlermeldung.

Vertragsübersicht

In der Vertragsübersicht kann der Anwender nur Vorgänge und Aufgaben der Vertragstypen sehen, die ihm zugeordnet sind. Außerdem sind die Facetten auf die dem Anwender zugewiesenen Vertragstypen eingeschränkt.

Verantwortungsregeln

Damit die angelegten Aufgaben entsprechend zu der gefilterten Vertragsliste in der Vertragsübersicht angezeigt werden können, müssen vorher die Aufgaben durch Verantwortungsregeln an die entsprechenden Personen oder Gruppen zugeordnet werden. Mittels Verantwortungsregeln werden Personen oder Gruppen zu Aufgaben anhand ausgewählter Metadaten berechtigt. Die genaue Beschreibung und Definition der Verantwortungsregeln wird bereits von d.ecs task behandelt.

Um eine neue Verantwortungsregel zu erstellen, muss der Nutzer zunächst über die Konfiguration im Bereich Aufgaben und Prozesse navigieren und den Menüpunkt Verantwortungsregeln öffnen. Für die Definition einer Regel werden unter anderem Metadaten benötigt. Das Vertrags- und Vorgangsmanagement bietet dafür fünf Metadaten an:

  1. Interne Vertragsnummer (Metadatum: internalContractNumber)

  2. Interne Vorgangsnummer (Metadatum: internalCaseNumber)

  3. Vertragstyp (Metadatum: contractType)

  4. Vorgangstyp (Metadatum: caseType)

  5. Erstellt am (Metadatum: createdAt)

Neben den aufgezählten Metadaten existiert die Eigenschaft Kontext. Die Eigenschaft kann direkt ausgewählt werden und besitzt feste Werte, die ebenfalls zur Auswahl bereitstehen. Mittels der Eigenschaft erfolgt eine Differenzierung der Aufgaben für das Vertrags- und Vorgangsmanagement. Bei einer neuen Regel kann die Eigenschaft Kontext ausgewählt oder ein Metadatum eingetragen werden, wie z. B. internalContractNumber. Im Vergleich zum Kontext muss bei einem Metadatum der Wert eingetragen werden.