Menü der Dokumentation

Konversation

Für die Konversationen können Sie den Betreff der Nachricht im Standard um die Vorgangsnummer erweitern. Außerdem können Sie maximale Anzahl an Ergebnissen der Elemente festlegen, die in der Auswahl Anhang hinzufügen angezeigt werden.

Externe Konversationen

Im Standard ist das Versenden von E-Mails an externe Konversationsteilnehmer deaktiviert. Es wird aktiviert, sobald eine E-Mail-Adresse für das zentrale Postfach bei SMTP-E-Mail-Adresse für externe Konversationen hinterlegt wurde. Diese E-Mail-Adresse wird als Absender der aus einer Konversation gesendeten E-Mails verwendet. Damit auch Antwort-E-Mails automatisch in die Konversation zurückgeführt werden können, muss d.ecs content crawler und d.ecs groupware so konfiguriert sein, dass E-Mails aus dem Posteingang (@@INBOX) dieses E-Mail-Postfachs verarbeitet werden.

So gehts':

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > Allgemeine Einstellungen > Quellen fügen Sie eine Quelle hinzu. Vergeben Sie z.B. den Namen "CM".

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > Allgemeine Einstellungen > Kategorien fügen Sie eine Kategorie hinzu. Vergeben Sie z.B. den Namen "CM".

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > E-Mail-Archivierung > Allgemeinen Einstellungen muss die Regelbasierte Verarbeitung aktiviert werden.

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > E-Mail-Archivierung > Quellen muss eine neue Quellensammlung mit dem gewünschten E-Mail-Postfach erstellt werden. Vergeben Sie z.B. den Namen "CM".

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > E-Mail-Archivierung > Regeln muss eine neue Regelsammlung angelegt werden mit den Regeln "Nicht archivierte Dokumente" und " Einschlussordner '@@INBOX'". Vergeben Sie z.B. den Namen "CM".

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > E-Mail-Archivierung > Verarbeitungsschritte muss eine neue Verarbeitungsschrittsammlung erstellt werden. Vergeben Sie z.B. den Namen "CM". Fügen Sie einen Verarbeitungsschritt "Dokument archivieren" hinzu und wählen Sie das entsprechende Repository aus, für das dbs | case manager konfiguriert wurde. Wählen Sie bei Quelle und Kategorie die zuvor angelegte Quelle "CM" und Kategorie "CM" aus. Bei Nachbearbeitungsaktion wählen Sie "Keine" aus. Aktivieren Sie die Option " dbs | case manager-Daten verarbeiten".

  • Unter Konfiguration > E-Mail-Verwaltung > E-Mail-Archivierung > Profile muss abschließend ein Profil erstellt werden. Aktivieren Sie dieses Profil und vergeben Sie z.B. den Namen "CM". Wählen Sie bei Quellen-, Regel- und Verarbeitungsschrittsammlung die zuvor erstellten Sammlungen mit den Namen "CM" aus.

Außerdem muss eine Zuordnung in d.3one erstellt werden. So geht's:

  • Unter d.3one > Zuordnungen legen Sie eine neue Zuordnung an.

  • Vergeben Sie z.B. den Namen "CM".

  • Wählen Sie bei Quelle die zuvor erstellte Quelle "CM" aus.

  • Weisen Sie die Kategorie zu, indem Sie bei der Zielkategorie die Dokumentart "Vorgangsunterlage" auswählen, welche in dbs | case manager verwendet wird. Wenn Sie zusätzlich dbs | case manager contract verwenden, steht es Ihnen frei die Dokumentart "Vorgangsunterlage" oder "Vertragsunterlage" zu wählen. Die Zuweisung zur korrekten Dokumentart geschieht nachgelagert im Hook dbsCase_contentCrawler.groovy.

  • Bei den Eigenschaften müssen Sie keine Zuordnung vornehmen.

Sie müssen die notwendigen Dateien für das Layout der E-Mail zur Verfügung stellen. So geht's:

  • Es befinden sich Beispiel-Dateien im Installationsverzeichnis unter \templates\mail.

  • Kopieren Sie diese drei Dateien nach \working\config\mail\.

  • Sie können auch andere Bilder verwenden. Die Benamung der Bilder muss jedoch gleich bleiben.

  • Sie können das Layout anpassen. Wichtig ist allerdings, dass die Platzhalter ${subject}, ${content} und ${token} nicht entfernt werden. Ebenso dürfen die img-Tags mit src="cid:$head" und src="cid:$foot" nicht entfernt werden. Diese werden intern verarbeitet:

    • ${subject}: Wird durch den E-Mail-Betreff ersetzt.

    • ${content}: Wird durch die Nachricht ersetzt.

    • ${token}: Wird durch einen Token ersetzt, worüber die die Antwort-E-Mail der korrekten Konversation zugeordnet werden kann.

    • <img src="cid:$head" />: Hier wird das Bild mit Namen mail_head.png eingefügt.

    • <img src="cid:$foot" />: Hier wird das Bild mit Namen mail_foot.png eingefügt.

Anmerkung

Beachten Sie, dass die aktuellsten Hook-Dateien von dbs | case manager verwendet werden müssen. Für die externen Konversationen werden insbesondere auch die Dateien dbsCase_contentCrawler.groovy und dbsCase_contentCrawler.classpath benötigt. Stellen Sie sicher, dass der Hook-Einsprungspunkt hook_insert_entry_10 von keinem JPL-Hook belegt ist oder d.3 server so konfiguriert wurde, dass JPL- und Groovy-Hooks auf demselben Einsprungspunkt konfiguriert werden dürfen.

Weiterhin müssen Sie den SMTP Hostnamen des zu verwendenden Servers in d.3 Administration bei SMTP Gateway konfigurieren. Nähere Schritte finden Sie dazu in der d.3 admin Dokumentation. Der SMTP-Port ist aktuell auf 25 festgelegt und kann nicht angepasst werden.