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Konfigurieren des d.3-Repositorys

Im Bereich d.3-Repository werden die grundlegenden Verbindungs- und Konfigurationsdaten für das genutzte d.3-System hinterlegt.

Bitte führen Sie folgende Schritt zur Konfiguration des d.3 Repository durch:

  1. Öffnen Sie den Bereich d.3-Repository.

  2. Wählen Sie das jeweilige Repository aus.

  3. Übertragen Sie die API-Keys eines administrativen Benutzers und eines Service-Benutzers. Sie haben über eine entsprechende Kontextaktion direkten Zugriff auf die Konfigurationsoberfläche der API-Keys von d.ecs identity provider.

  4. Der administrative Benutzer benötigt in d.3 die Berechtigung "Administrator-Berechtigung", damit u.a. Wertemengen synchronisiert werden können. Der Service-Benutzer benötigt die Berechtigung "Service-Benutzer" für Hintergrundaufgaben. Zusätzlich müssen beide Benutzer über ein Berechtigungsprofil alle Zugriffsrechte auf die von dbs | case manager erstellten Dokumentarten und Kategorien erhalten, nachdem diese erstellt wurden.

  5. Füllen Sie den Präfix für die interne Vorgangsnummer aus.

  6. Übernehmen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern.

Anmerkung

Die Konfiguration kann über den Klick auf Live temporär übernommen werden. Nach einem Neustart des dbs | case manager werden alle Einstellungen seit zum letzten Speicherzeitpunkt verworfen.

Anmerkung

Wenn Sie mehrere dbs | case manager-Instanzen starten und beide mit der gleichen d.ecs terms-Instanz arbeiten, müssen Sie unterschiedliche Präfixe definieren, da die Fristen nur über die Vorgangsnummer mit dem Vorgang verknüpft werden und diese deshalb eineindeutig sein muss.

Vorbereiten der d.3-Repositorykonfiguration

In der Konfiguration des d.3-Repository werden die API-Keys eines administrativen und eines Servicebenutzers benötigt. Über eine Kontextaktion wird die Möglichkeit geboten direkt zu d.ecs identity provider abzuspringen und die API-Keys zu konfigurieren. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, schauen Sie in die Dokumentation zu d.ecs indentity provider.

Vorbereiten der d.3-Datenbank für Suchanfragen

Bei der Suche im d.3-System kann es bei einigen Suchen zu einer Einschränkung der Suche bezüglich Groß-/Kleinschreibung kommen. Dies tritt unter anderem bei der Suche nach Organisationseinheiten auf und äußert sich bspw. bei Verwendung von einer Oracle-Datenbank darin, dass die Suche immer case-sensitiv ist.

Erweiterte Repositorykonfiguration

Nachdem Sie den Zugriff auf das d.3-Repository konfiguriert haben, können Sie über die Dokumentenverwaltung die Kategorien, Wertemengen und erweiterte Eigenschaften in d.3 anlegen. Sofern nötig, können Sie erweiterte Eigenschaften auf andere Datenbankfelder konfigurieren.

So geht's

  1. Öffnen Sie d.3one und melden Sie sich als technischer Administrator an.

  2. Wählen Sie die Kachel Konfiguration.

  3. Öffnen Sie im Bereich Verwaltung den Punkt Dokumentenverwaltung.

  4. Erstellen Sie die jeweiligen Wertemengen, erweiterte Eigenschaften und Kategorien.

  5. Sofern Sie bereits bestehende Wertemengen, erweiterten Eigenschaften oder Kategorien in Ihrem d.3-System besitzen, weisen Sie den jeweiligen Eintrag dem bestehenden d.3-Eintrag zu. Dazu wählen Sie den Punkt Existierende <Typ> und wählen dann in der Auswahl den jeweiligen Eintrag aus. Beachten Sie bitte den Hinweis weiter unten.

  6. Beenden Sie den Bearbeitungsmodus in d.3 admin oder schließen Sie d.3 admin.

  7. Übernehmen Sie Ihre Konfiguration per Klick auf Speichern. In den jeweiligen Bereichen wird der aktuelle Verarbeitungsstatus angezeigt. Sollten Sie weiterhin Einträge angezeigt bekommen, müssen Sie die korrekt konfigurieren und wiederum speichern.

  8. Nun können Sie mit der Konfiguration von Berechtigungsprofilen in d.3 admin fortfahren.

Anmerkung

In der Dokumentenverwaltung können Sie als Administrator folgende Aktionen ausführen:

image2019-6-11_17-14-15.png Mithilfe dieser Aktion können Sie ausgeblendete Inhalte anzeigen. In der Dokumentenverwaltung werden erfolgreich verknüpfte Eigenschaften ausgeblendet und nur Konfigurationselemente mit Fehlern oder Warnungen angezeigt.

image2019-8-30_14-24-18.png Ein Klick auf dieses Symbol bietet Ihnen die aktuelle Konfiguration als XML Dokument zum Download an.

image2019-6-11_17-13-44.png Ein Klick auf dieses Symbol lädt die INI-Datei herunter, die Sie für die Hooks benötigen. Legen Sie diese Datei in dem Ordner ab, in dem die dbs | case manager-Hooks abgelegt sind.

image2019-6-11_17-17-19.png Bei Klick auf dieses Symbol werden alle nicht gespeicherte Änderungen verworfen.

image2019-8-30_14-25-8.png Ein Klick auf dieses Symbol lädt die d.3-Konfiguration neu. Wenn in d.3 admin z.B. eine neue erweiterte Eigenschaft angelegt wurde, dann erscheint diese Eigenschaft erst nachdem diese Schaltfläche angeklickt wurde.

image2019-8-30_14-27-22.png Hierüber legen Sie den Standardaktenplan an.

image2019-8-30_14-27-53.png Damit die Vorgangsübersicht die Liste der Vorgänge anzeigt, müssen zunächst die Zuordnungen an die DMS-App übergeben werden. Für die automatische Anlage der Zuordnungen klicken Sie auf dieses Symbol.

Anmerkung

Wenn Sie bestehende erweiterte Eigenschaften verwenden, sollten Sie insbesondere bei Datumseigenschaften darauf achten, dass Sie nur solche Eigenschaften verwenden, die vom Datentyp "Datum und Uhrzeit" sind. Es ist möglich Eigenschaften vom Datentyp "Datum" auszuwählen. Dann wird allerdings keine Uhrzeit mit gespeichert und stattdessen immer von 00:00:00 Uhr ausgegangen.

Warnung

Damit die Zuordnungen erfolgreich angelegt werden können, müssen alle erweiterten Eigenschaften unterschiedlichen d.3-Eigenschaften zugeordnet werden. Die DMS-App lässt nicht zu, dass unterschiedliche Quelleigenschaften auf die gleiche Zieleigenschaft zeigen. Außerdem benötigt der angemeldete Benutzer entsprechende Rechte, um diese Zuordnungen speichern zu dürfen.

Wenn Sie weitere Eigenschaften der Dokumentart Vorgang hinzugefügt haben, um diese über den Bereich erweiterte Stammdaten nutzen zu können, müssen Sie zuerst die d.3-Konfiguration neu laden und dann diese speichern. Danach übergeben Sie die Konfiguration noch an die DMS-App.