Die Vertragsart bestimmt, in welchem Ordner dieser Vertrag einsortiert wird. Weiterhin ist das Berechtigungssystem an die Vertragsart geknüpft und sollte daher mit Bedacht gewählt werden.

Der Vertragsgegenstand soll eine Kurzform des Vertragsinhaltes sein, aber dennoch aussagekräftig genug.

Ein Vertrag kann sich in unterschiedlichen Stadien befinden.

Weitere Informationen hierzu: Vertragsstatus

Wählen Sie aus dieser Liste aus, welcher Benutzer für die Pflege des Vertrages im System verantwortlich ist.

Der Verantwortliche muss nicht der Benutzer sein, der den Vertrag unterschrieben hat bzw. Entscheidungen über den Vertrag trifft. Vielmehr handelt es sich bei dieser Auswahl um die Voreinstellung für die automatischen Fristen und Benachrichtigungen.

Die Vertragsnummer dient der Identifizierung eines Vertrags. Die Vertragsverwaltung berücksichtigt hierbei verschiedene Nummerierungen auf beiden Seiten der Vertragspartner. Standardmäßig wird die interne Vertragsnummer über einen automatisch zählenden Nummernkreis gefüllt.

Im Feld Vertragsnummer (extern) können Sie die Vertragsnummer des Vertragspartners eingeben. (z.B. eine Versicherungs-Policen-Nummer)

In diesem Feld können Sie auswählen, zu welchem Rahmenvertrag dieser Vertrag gehört oder ob es sich hierbei um einen Rahmenvertrag handelt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Rahmenverträge.

Im Feld Organisation können Sie angeben, welcher Organisationseinheit der Vertrag zugeordnet ist.

Die Zuordnung eines Vertrages zu einer Organisationseinheit wirkt sich auf die Berechtigung aus.

Im Feld Eigene Rolle wird bestimmt, welche der möglichen Positionen Auftraggeber oder Auftragnehmer die eigene Firma für den betrachteten Vertrag einnimmt. Zudem kann auch eine neutrale Rolle Kooperation ausgewählt werden.

Diese Rollenverteilung hat auch weiter unten bei der Kündigung eine Bedeutung, da in diesem Fall ebenfalls vermerkt wird, durch wen die Kündigung ausgesprochen wurde.

Der Vertragspartner wird aus Daten der App Handelspartner ausgewählt. Eine direkte Eingabe ist in diesem Feld nicht möglich. Für den Fall, dass der gewünschte Vertragspartner noch nicht vorhanden ist, können Sie über den „+“ Button im Feld ein neues Fenster zur Eingabe eines Handelspartners öffnen.

Der Ansprechpartner ist eine für den Vertrag verantwortliche Person auf Seiten des Vertragspartners. Der Ansprechpartner muss bereits als Kontakt in der App Kontakte hinterlegt sein, um eine Auswahl aus der Liste zu treffen. Falls der Kontakt noch nicht existiert, können Sie ihn über den „+“-Button im Feld hinzufügen.

In diesen Feldern werden die Daten eingetragen, an denen die Partner den Vertrag unterschrieben haben.

Da das Inkrafttreten des Vertrags in der Regel von den Unterschriften beider Seiten abhängt, sollten Sie auf die korrekte Änderung des Status achten. Ein Vertrag wird in der Regel mit der beiderseitigen Unterschrift gültig. Dies bedeutet nicht, dass der Vertrag bereits aktiv ist. Dennoch kann der Vertrag ab diesem Zeitpunkt nur noch gekündigt werden, um ihn zu beenden.

Im Vertragswerk kann ein Vertragsbeginn definiert werden, welches von den Daten der Unterschriften abweicht.

Dieses Datum des Vertragsbeginns müssen Sie im Feld Vertragsbeginn eingeben, wenn Sie den Status auf gültig setzen möchten.

Sobald ein Vertragsende feststeht (entweder weil es sich um einen befristeten Vertrag handelt oder weil der Vertrag gekündigt wurde) können Sie diese in dem Feld Vertragsende eintragen.

Das Feld Laufzeit wird vom System automatisch berechnet, sobald Vertragsbeginn und -ende eingetragen sind.

Sie können auch ein Vertragsbeginn eintragen und sich anhand der Laufzeit das Vertragsende errechnen lassen.

Ein Vertrag kann sich automatisch verlängern.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Verlängerungsoptionen

Die drei Felder zur Kündigungsmöglichkeit nehmen die Lesart einer Kündigungsmöglichkeit im Vertragswerk auf.

Sie können durch Auswahl aus den Auswahllisten bzw. einer Eingabe in das Feld Anzahl z.B. folgende Kündigungsregel abbilden:

Kündbar drei Monate zum Quartalsende

Manche Verträge werden mit einer Mindestvertragslaufzeit abgeschlossen. Diese können Sie abbilden, indem Sie das frühestmögliche Kündigungsdatum in diesem Feld eintragen.

Hier können Sie eintragen bis zu welchem Datum eine Kündigung stattfinden muss, damit der Vertrag z.B.: nicht automatisch verlängert wird.

Sollten Sie oder Ihr Vertragspartner den Vertrag gekündigt haben, tragen Sie bitte das Datum der Kündigung in das Feld Kündigung zum ein. In das Feld Gekündigt von tragen Sie ein wer den Vertrag gekündigt hat und in das Feld Kündigungsgrund den Kündigungsgrund. Anschließend müssen Sie den Status des Vertrages auf den Wert gekündigt setzen.