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Bedeutung der Dokumentart Audit-Log
Warnung
Mit der d.3 Version 7 wird die Protokollierung der administrativen Änderungen NICHT mehr in dieser Dokumentart vorgenommen. Administrative Änderungen werden in einem Audit-Trail vorgenommen und damit direkt in die Datenbank geschrieben. Zunächst können diese Informationen nur über d.3 API Calls abgerufen werden (GetAuditData).
Die Informationen werden in den Datenbank-Tabellen:
audit_trail, audit_trail_action und audit_trail_detail abgelegt.
Der Aufbau der Tabellen sieht folgendermaßen aus:
Tabelle audit_trail | |
|---|---|
Spalte | Bedeutung |
audit_id | Primärschlüssel und die Klammer um alle Einträge zu einem API-Call, einem Async-Job oder einer Hostimportaktion |
app_id | Die dreistellige Kennung der aufrufenden Anwendung (d.3-Produktkennung aus dem Nummernband) |
module_id | Die dreistellige Modulkennung/Versionsnummer, die von der aufrufenden Anwendung gesendet wird |
timestamp | Uhrzeit, zu der die Operation ausgeführt wird |
editor | Die d.3-Benutzerkennung des Aufrufers (diese kann auch „d.3“ selbst sein) Hierbei handelt es sich um den Akteur/das Subjekt einer Aktion, also den, der die Aktion durchführt |
editor_host | IP-Adresse von welcher der API-Call kam; bei einer mehrschichtigen Architektur (z.B. mit d.3one) ist dies nicht zwangsläufig der Rechner, an dem der Benutzer tatsächlich arbeitet |
srv_status | Interne Verwaltungsdaten für technische Nachvollziehbarkeit und Debuggingzwecke (Format: „ProzessID-ApiCallNummer“, hiermit lässt sich ein Audit-Trail-Eintrag leicht einem Eintrag im technischen d.3-Log zuordnen) |
Tabelle audit_trail_action | |
|---|---|
Spalte | Bedeutung |
audit_id | Fremdschlüssel auf die Tabelle audit_trail |
action_id | Bildet zusammen mit der Spalte audit_id den Primärschlüssel dieser Tabelle; Wenn innerhalb eines API-Calls mehrere Objekte bearbeitet oder mehrere Aktionen auf einem Objekt ausgeführt werden, können diese Aktionen anhand der action_id unterschieden werden |
object_type | Der Typ des Objektes in d.3, das bearbeitet/verändert wird |
object_id | Eindeutige Kennung des Objektes, auf dem die aktuelle Aktion ausgeführt wird |
action | Vordefinierte Kennung der Art der Aktion, die vom editor auf dem Objekt ausgeführt wurde (Erstellen, Bearbeiten, Löschen …) (Details entnehmen Sie der d.3 API-Dokumentation. |
Tabelle audit_trail_detail | |
|---|---|
Spalte | Bedeutung |
audit_id | Erster Teil des Fremdschlüssels auf die Tabelle audit_trail_action |
action_id | Zweiter Teil des Fremdschlüssels auf die Tabelle audit_trail_action |
attribute_name | Name der Objekteigenschaft, die geändert wurde; die Werte für dieses Feld stimmen in der Regel mit den entsprechenden Bezeichnern in der d.3 API überein |
attribute_value | Der neue Wert für die jeweilige Objekt-Eigenschaft |
Weitere Informationen finden Sie im Handbuch zur d.3 Server-API.
Die Dokumentart Audit Log wird mit der d.3-Version 7 nur noch für d.3-Konfigurationsänderungen genutzt, Änderungen in den Dateien:
d3addon.ini, d3config.ini, d3admin.ini, AdminImportLog, AdminLog.
Verwendung von Titel-Feldern
Titel-Felder dienen zur besseren Darstellung der Dokumenteigenschaften in d.3 smart explorer.
In älteren d.3-Versionen wurde in d.3 smart explorer in der Strukturansicht die Dokumenten-Nummer zusammen mit der Repository-ID des d.3-Repository und dem Dokumententyp, z. B. D000065565 Rechnung, angezeigt. Da dies nicht aussagekräftig genug erschien, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Dokumenterkennung über die Definition der Titel-Felder pro Dokumentart individuell gestalten zu können.
Titel-Felder lassen sich folgendermaßen definieren:
In d.3 admin können Sie jeder Dokument- bzw. Aktenart eine eigenständige Titel zuweisen. Diese Einstellung erfolgt in den Dokumentarten.
Diese Titel-Definition gilt nur für die Akten- und Dokumentarten, in denen die Definitionen vorgenommen werden.
Im Fenster Position des Titels können Sie die betreffenden Eigenschaften auswählen, die in die Titel-Definition mit aufgenommen werden sollen. Dazu markieren Sie das entsprechende Eigenschaft und führen einen Doppelklick aus oder klicken auf Eigenschaften. Dann können Sie auf der Seite Titel Eigenschaften die entsprechenden Definitionen vornehmen.
Wenn Sie mehrere Eigenschaften zu Titel-Feldern definieren, entscheidet die Reihenfolge in der Dokumentart über den Aufbau des Gesamt-Titel.
Beispiel: Möchten Sie also einem Auftrag mehr deskriptive Namen zuweisen, können Sie ein Titel-Feld in der Dokumentart "Auftrag" definieren. Dazu markieren Sie unter Standard das Feld Titel und stellen "Ja" ein. Unter Titel können Sie weitere Eigenschaften festlegen:
Hier können Sie ein Suffix und ein Präfix setzen und außerdem die Länge des angezeigten Textes in d.3 smart explorer begrenzen (von, bis).
Neben den Verknüpfungen werden die Titel-Felder auch in Funktionen, wie z. B. Senden an via E-Mail benutzt. Die Titel-Definition und die Dateierweiterung, z. B. doc wird zur Bildung des Dateinamens herangezogen.
In der Datei d3config.ini können Sie für ein Datumsfeld eine Formatierung erzeugen, so dass ein Datumsfeld in der Sortierung genutzt werden kann.