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Löschen von Dokumenten
Auf den nachfolgenden Seiten erfahren Sie, welche Wege es gibt, um Dokumente zu löschen und welche Hinweise dabei zu beachten sind.
Löschen per API
Beachten Sie folgende Hinweise beim Löschen von Dokumenten durch Verschieben in den Papierkorb, wenn Sie die d.3 api-Funktion DeleteDocument verwenden:
Nach dem Löschen verbleiben Daten im Papierkorb.
Alle Versionen eines Dokuments in den Status Bearbeitung, Prüfung und Freigabe müssen nacheinander (also einzeln) gelöscht werden. Um alle Dokumentversionen zu löschen, muss DeleteDocument gegebenenfalls mehrfach (bis zu drei Mal) aufgerufen werden.
Die Archivversionen eines Dokumentes können erst dann gelöscht werden, wenn keine anderen Versionen aus 2 mehr vorhanden sind.
Alle Archivversionen werden im Gegensatz zu 2 mit einem einzigen Funktionsaufruf gelöscht.
Löschen von Dokumentversionen im Status Bearbeitung oder Prüfung
a) Es gibt weitere Dokumentversionen in Freigabe oder Archiv.
Beim Löschen wird die Dokumentversion in den Papierkorb verschoben, das Dokument bleibt aber weiterhin recherchierbar.
Trotzdem kann die Dokumentversion später nicht wiederhergestellt werden (Ausnahme: Folgende Schalter wurden gesetzt: DELETE_FILES_FROM_PROCESSING oder DELETE_FILES_FROM_VERIFICATION).
b) Es gibt keine weiteren Dokumentversionen in Freigabe oder Archiv.
Beim Löschen wird das Dokument in den Papierkorb verschoben und ist nicht mehr recherchierbar.
Trotzdem kann das Dokument später nicht wiederhergestellt werden (Ausnahme: Folgende Schalter wurden gesetzt: DELETE_FILES_FROM_PROCESSING oder DELETE_FILES_FROM_VERIFICATION).
Löschen von Dokumentversionen im Status Freigabe
Für das Löschen ist zuvor in d.3 admin die Aktivierung des globalen Schalters ALLOW_DELETE_FROM_RELEASE zu aktivieren. Anschließend sind in d.3 admin zusätzliche Benutzerrechte verfügbar, die dann dem Benutzer hinzugefügt werden müssen.
a) Es gibt weitere Dokumentversionen im Status Archiv.
Beim Löschen wird die Dokumentversion in den Papierkorb verschoben, das Dokument bleibt aber weiterhin recherchierbar.
Die Dokumentversion kann aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
b) Es gibt keine weitere Dokumentversion im Status Archiv.
Beim Löschen wird das Dokument in den Papierkorb verschoben und ist nicht mehr recherchierbar.
Das Dokument kann aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Löschen von Dokumenten im Status Archiv
Beim Löschen wird das Dokument in den Papierkorb verschoben und ist nicht mehr recherchierbar.
Das Dokument kann aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Beachten Sie folgende Hinweise beim Löschen von Dokumenten durch Verschieben in den Papierkorb, wenn Sie die Funktion document_delete aus der d.3 server scripting api (jpl + groovy) verwenden:
Das Verhalten ist hier wie bei der API-Funktion DeleteDocument mit folgenden Ausnahmen:
Der Schalter ALLOW_DELETE_FROM_RELEASE ist nur dann relevant, wenn der Parameter user_name gesetzt wird.
Wenn der Parameter del_from_each_status auf 1 gesetzt wird, so wird das Dokument mit allen Dokumentversionen in den Papierkorb verschoben.
Das Dokument kann aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Privilegiertes Löschen per API
Beachten Sie folgende Hinweise beim Nutzen der API-Funktion DeleteDocument aus der d.3 api oder document_delete aus der d.3 server scripting api:
Nach dem Löschen sind alle Daten des Dokuments aus d.3ecm entfernt. Es verbleibt nur ein Minimaleintrag in der Datenbank:
Dokument-ID
Dokumentart
Dokumentnummer
Löschdaten
d.3-Benutzer, der das Dokument privilegiert gelöscht hat
Vom Benutzer angegebener Grund für das Löschen (Freitext).
Das privilegierte Löschen ist nur für Dokumente möglich, die in d.3ecm recherchierbar sind. Dokumente, die sich mit allen Versionen im Papierkorb befinden, ist privilegiertes Löschen derzeit nicht möglich.
Über eine minimal eingestellte Standard-Verweildauer von Dokumenten im Papierkorb können auch diese Dokumente vollständig gelöscht werden.
Es ist ein spezieller Lizenzschlüssel in der Kundenlizenz erforderlich.
Ist dieser vorhanden, so kann ein zusätzliches Benutzerrecht zum privilegierten Löschen vergeben werden.
Wenn Dokumentversionen in Status Freigabe oder Archiv gelöscht werden sollen, so muss zusätzlich in d.3 admin der Schalter ALLOW_DELETE_FROM_RELEASE gesetzt sein.
Alle Versionen eines Dokuments in den Status Bearbeitung, Prüfung und Freigabe müssen nacheinander (also einzeln) gelöscht werden. Um alle Dokumentversionen zu löschen, muss DeleteDocument gegebenenfalls mehrfach (bis zu drei Mal) aufgerufen werden.
Die Archivversionen eines Dokumentes können erst dann gelöscht werden, wenn keine anderen Versionen aus 2 mehr vorhanden sind.
Alle Archivversionen werden im Gegensatz zu 2 mit einem einzigen Funktionsaufruf gelöscht.
Wenn Sekundärspeicher vorhanden:
Folgende Storage-Systeme unterstützen das privilegierte Löschen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Bitte beachten Sie, dass diese Informationen herstellerabhängig und in jedem Einzelfall von Ihnen zu prüfen sind. Die Angaben erfolgen ohne Gewähr:
NAS
Netapp
TSM
Centera
HCP
iCAS
Löschen per d.3 async
Das Löschen von Dokumenten, bei denen die Aufbewahrungsfrist überschritten ist, erfolgt durch d.3 async. Die Löschfunktion ist im Standard abgeschaltet und muss in d.3 admin unter d.3 config > d.3 Asynchrone Verarbeitung aktiviert werden.
Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Beachten Sie folgende Hinweise beim Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist per d.3 async durch Verschieben in den Papierkorb:
Nach dem Löschen verbleiben Daten im Papierkorb.
Wird für eine Dokumentart in d.3 admin eine Aufbewahrungsfrist konfiguriert und ist der Schalter DELETE_DOCS_ELAPSED_AUTO gesetzt, so werden Dokumente nach Ablauf dieser Frist automatisch durch d.3 async in den Papierkorb verschoben.
Es wird dabei das Dokument mit allen Versionen in den Papierkorb verschoben.
Das Dokument kann aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Um eine permanente Belastung des d.3 async-Prozesses zu vermeiden, kann die Anzahl der zu löschenden Dokumente pro Job mit dem Parameter DELETE_DOCS_ELAPSED_PER_CALL = "50" gesteuert werden. Alle fünfzehn Minuten wird von d.3 async geprüft, ob zu löschende Dokumente vorhanden sind. Pro Löschvorgang wird die vorgenannte Anzahl an Dokumenten gelöscht.
Löschen von Dokumenten durch "ereignisorientiertes Löschen"
Beachten Sie folgende Hinweise beim Löschen von Dokumenten durch "ereignisorientiertes Löschen" per d.3 async durch Verschieben in den Papierkorb:
Nach dem Löschen verbleiben Daten im Papierkorb.
Wenn zu einer Dokumentart das ereignisorientierte Löschen konfiguriert wurde, so beginnt der hierzu konfigurierte Aufbewahrungszeitraum durch späteres Auslösen eines Ereignisses. Dieses Ereignis wird über die d.3 server scripting api (jpl und groovy) Funktion document_start_lifetime pro Dokument ausgelöst.
Im Anschluss greift das oben beschriebene Vorgehen "Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist".
Löschen von Dokumenten per d.3 async durch Entfernen aus dem Papierkorb
Beachten Sie folgende Hinweise beim Löschen von Dokumenten per d.3 async durch Entfernen aus dem Papierkorb:
Nach dem Löschen sind alle Daten des Dokuments aus d.3ecm entfernt. Es verbleibt nur ein Minimaleintrag in der Datenbank:
Dokument-ID
Dokumentart
Dokumentnummer
Löschdaten
d.3-Benutzer, der das Dokument gelöscht hat
Vom Benutzer angegebener Grund für das Löschen (Freitext).
Die Standard-Verweildauer von Dokumenten im Papierkorb beträgt standardmäßig 365 Tage und kann in d.3 admin angepasst werden (Parameter RECYCLE_STORAGE_PERIOD)
Wenn in d.3 admin der Schalter DELETE_DOCS_ELAPSED_PHYSICAL aktiviert ist, so werden durch d.3 async automatisch alle Dokumente aus dem Papierkorb gelöscht, deren Verweildauer im Papierkorb länger als der in RECYCLE_STORAGE_PERIOD eingetragene Wert ist.
Löschen von Dokumenten vom Sekundärspeicher
Mit dem Parameter DELETE_DOCS_ELAPSED_SEC_STORAGE = "1" kann d.ecs storage manager angewiesen werden, die Dokumente auch vom Sekundärspeicher zu löschen.
Warnung
Wurden Dateien eines Dokumentes auf einen Sekundärspeicher ausgelagert, so wird ein Löschauftrag an d.ecs storage manager übermittelt. Erst mit Ablauf der ursprünglich an den Sekundärspeicher übermittelten Aufbewahrungsfrist für das Dokument werden die Dateien des Dokuments vom Sekundärspeicher entfernt. Zwischen dem Löschauftrag und dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Jahre liegen.
Löschen per Skript
Neben dem Löschen per d.3 async-Prozess ist die Löschung über ein parallel zum d.3 async-Prozess laufendes Lösch-Skript möglich. Diese Alternative sollte bei einem hohen zu löschenden Volumen favorisiert werden.
Wenden Sie sich in solchen Fällen an die d.velop AG. Der Einsatz von Lösch-Skripten ist immer eine kunden- und projektspezifische Aktion und das definierte Lösch-Szenario muss im Vorfeld mit dem Kunden abgestimmt und dokumentiert sein.
Beispiele
Beispiel 1
Die Lebensdauer wird in der Dokumentart auf 72 Monate gesetzt, ereignisorientiertes Löschen ist nicht aktiviert.
Liegt die letzte Änderung des Dokuments sechs Jahre zurück, wird das Dokument über d.3 async in den Papierkorb verschoben.
Beispiel 2
Die Lebensdauer wird in der Dokumentart auf 72 Monate gesetzt, ereignisorientiertes Löschen ist aktiviert und ein JPL-Script ist erstellt, der ein entsprechendes Ereignis abfängt.
Tritt das Ereignis ein, z.B. Produktabkündigung, wird über das Skript die Aufbewahrungszeit auf "heute" plus 72 Monate gesetzt und somit in sechs Jahren über d.3 async gelöscht.
Aufbewahrungszeit auf dem Storage:
Ein ereignisorientiertes Dokument wird mit der eingestellten Aufbewahrungsfrist (z. B. 72 Monate) auf das Storagesystem (z. B. NetApp) geschrieben. Wenn der d.ecs storage manager kurz vor Ende der Aufbewahrungsfrist keine Informationen zu dem Dokument bekommt, weil das Ereignis im d.3 noch nicht eingetreten ist, verlängert er die Aufbewahrungszeit immer so lange (um mindestens 180 Tage), bis das Ereignis eintritt.
Danach erhält der d.ecs storage manager von d.3 einen Retention-Job, mit dem das Dokument auf seine endgültige Aufbewahrungsfrist auf der NetApp gesetzt wird.