Dieses Kapitel gibt Ihnen hilfreiche Informationen zum Thema Aufbewahrungsfristen und dem Löschen von Dokumenten.

Definitionen

Ein Dokument enthält Eigenschaften und Dokumentversionen. Eine Dokumentversion enthält nur Nutzdateien (die Originaldatei und abhängige Dateien).

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beschreibt die Mindest-Aufbewahrungszeit eines Dokumentes in d.3ecm bevor dieses gelöscht werden darf.

Sie wird in d.3 admin pro Dokumentart in Monaten konfiguriert. Beim Import eines neuen Dokumentes wird das Ablaufdatum der Frist ermittelt und dem Dokument zugeordnet. Werden neue Versionen dieses Dokumentes erzeugt, so wird auch das Ablaufdatum der Frist für das Dokument neu ermittelt. Bei Übergabe an einen Sekundärspeicher wird das Ablaufdatum mitgeliefert.

Wenn zu einer Dokumentart eine "ewige" Aufbewahrungsfrist konfiguriert wurde, so wird zum Dokument kein Ablaufdatum hinterlegt. Bei Übergabe an einen Sekundärspeicher wird jedoch in diesem Fall ein Ablaufdatum von "Import plus 50 Jahre" übergeben.

Wenn zu einer Dokumentart das ereignisorientierte Löschen konfiguriert wurde, so beginnt der hierzu konfigurierte Aufbewahrungszeitraum durch späteres Auslösen eines Ereignisses. Dieses Ereignis wird über die d.3 server scripting api-Funktion document_start_lifetime pro Dokument ausgelöst. Beim Import eines Dokumentes wird in diesem Fall kein Ablaufdatum hinterlegt. Bei der Übergabe an den Sekundärspeicher wird ein Ablaufdatum von "Import plus Aufbewahrungszeitraum" gesetzt.

Wenn die Aufbewahrungsfrist durch einen Stichtag vorgegeben wird, so kann beim "Löschen per d.3 async durch Verschieben in den Papierkorb" (siehe unten) eine große Anzahl von Dokumenten an einem Tag anfallen. Weitere Informationen zur Verarbeitungsgeschwindigkeit durch d.3 async finden Sie in der Dokumentation d.3 batch.