Im Prinzip ist das d.3-Repository (früher auch "Archiv" genannt) ähnlich aufgebaut wie ein typischer Aktenschrank (Repositorium). Auch der Aktenschrank ist in bestimmter Weise organisiert, damit Sie schnell Ihre Akten und Dokumente finden. Sie können die Dokumente in Schubladen oder Fächern nach Dokumentarten oder Akten klassifizieren und deshalb schnell wiederfinden.

Im Aktenschrank können Dokumente jedoch nur anhand eines Merkmals, nämlich des Aufbewahrungsortes, wiedergefunden werden. Im d.3-Repository ist das anders. Dokumentarten erhalten eine Reihe frei definierbarer Merkmale (Eigenschaften), mit deren Hilfe nach den zugehörigen Dokumenten gesucht werden kann. Diese Eigenschaften können z.B. das Datum oder der Dokumentname sein.

Ein Teil dieser Eigenschaften definiert den im Repository (eine Art elektronisches Archiv) nur noch scheinbar vorhandenen Aufbewahrungsort, der durch eine Kategorie (Dokumentart oder Aktenart) bestimmt wird.

Das Sichern vor unbefugtem Zugriff ist im d.3-Repository auf ähnliche Weise wie in einem Aktenschrank sichergestellt.

Einen festgelegten Aufbewahrungsort gibt es im d.3-Repository nicht. Vielmehr ist es in d.3 möglich, Dokumente in mehreren logischen Akten abzulegen, ohne sie mehrfach zu speichern. Dadurch können Sie beispielsweise Ihre Rechnungen in einer Bestell- und Kundenakte ablegen und wiederfinden. So vermeiden Sie Redundanz: In verschiedenen Akten gibt es Verweise auf dasselbe Dokument.

Unternehmensinterne Verteiler- und Postwege werden vermieden. Einmal elektronisch archivierte Dokumente stehen allen berechtigten Benutzern unmittelbar zur Verfügung und können bei Bedarf auch in einem Geschäftsprozess genutzt werden.