Im Prinzip ist das d.3-Repository ähnlich aufgebaut, wie ein typischer Aktenschrank. Auch dort lassen sich Dokumente in Schubladen nach Dokumentarten oder Akten klassifizieren und wieder finden. Auch das Sichern vor unbefugtem Zugriff ist im d.3-Repository auf ähnliche Weise sichergestellt wie in einem Aktenschrank.

Im Aktenschrank können Dokumente jedoch nur anhand eines Merkmals, nämlich des Aufbewahrungsortes wieder gefunden werden. Im d.3-Repository ist das völlig anders.

Dokumentarten erhalten eine Reihe frei definierbarer Merkmale bzw. Eigenschaften, mit deren Hilfe nach den zugehörigen Dokumenten gesucht werden kann.

Ein Teil dieser Eigenschaften definiert den im d.3-Repository, welches wie ein elektronisches Archiv zu sehen ist, nur noch scheinbar vorhandenen Aufbewahrungsort, der durch Gruppe und Dokumentart bestimmt wird.

Einen festgelegten Aufbewahrungsort, wie im Aktenschrank, gibt es im d.3-Repository nicht. Vielmehr ist es in d.3 möglich, Dokumente in mehreren logischen Akten abzulegen, ohne sie dabei redundant, also mehrfach zu halten.

Dadurch können Sie beispielsweise Ihre Rechnungen in einer Bestell- und einer Kundenakte wieder finden.

Bei der Zusammenstellung der Dokumente und ihrer Einordnung in logische Akten hilft Ihnen das Modul Aktenbildung, das als Plug-In in d.3 admin enthalten ist.

Dieses grafische Modul ermöglicht die leichte Anpassung des Regelwerks für die Aktenbildung. Die Informationen werden in der Datenbank des d.3-Repository abgelegt.

Akten dienen im d.3-System dazu, Dokumente zusammenzufassen, die über ähnliche Eigenschaftswerte verfügen. Dabei erfolgt eine hierarchische Verknüpfung zwischen Akte und Dokument. So kann man eine Rechnung zusammen mit der Bestellung, der Auftragsbestätigung und weiteren Dokumenten in einer Bestellakte und gleichzeitig auch in einer Kunden- bzw. Lieferantenakte ablegen. Die Akte wird dabei ebenso anhand von Eigenschaften klassifiziert, wie ein Dokument.

Der Unterschied zwischen Akten und Dokumenten besteht darin, dass eine Akte meistens auf keine Dokumentdatei verweist, sondern nur Verknüpfungen zu den Kenndaten unterschiedlicher Dokumente enthält.

Bei der Verknüpfung von Akten handelt es sich um eine n:m-Verknüpfung.

Die Verknüpfung der Akten mit den Dokumenten findet häufig über die Aktenbildung statt. Diese Verknüpfungen lassen sich dann auch in d.3 smart explorer anzeigen.

Statt der alphabetischen Ordnung der Akten und Dokumente werden die Akten und Dokumente so dargestellt, wie sie tatsächlich miteinander verknüpft sind, wenn man in d.3 smart explorer im Menü Einstellungen > Optionen > Suchen die Einstellung Anzeige im Navigationsbereichen (Suchen > Aktionen) > Dokumentenstruktur (Aktenplan) wählt.