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Vorüberlegungen

Die Dokumenten- und Aktenablage bildet über die Geschäftsunterlagen die Betriebsrealität ab.

Ohne eine Basissystematik ist eine geordnete, für alle Mitarbeiter zugängliche Ablage ausgeschlossen. Bei elektronischen Ablagen ist auf eine objektivierende, datenbankgestützte Ordnungsstruktur zu achten.

Dabei bildet die Aktenbildung die logische Basis für die Geschäfts- und Dossierbildung im Bereich der betriebsinternen Informationen. Die Aktenbildung ist das Rückgrat eines wirkungsvollen, effizienten und einheitlichen Dokumenten-Managements.

Er ist auf die innerbetriebliche Organisation zugeschnitten und aufgabenbezogen eingerichtet. Ein solcher Plan fungiert als wirksamer Filter zwischen Arbeits- und Entscheidungsprozessen sowie der Aktenablage. Über die Aktenbildung lassen sich viele Aspekte des Dokumentenmanagements organisieren.

Bevor Sie eine Aktenbildung in Ihrem Unternehmen vornehmen, müssen Sie die folgenden Vorüberlegungen treffen:

  • Welche Dokumente und Akten werden im d.3-System benötigt?

  • Welche Eigenschaftsfelder (Repository-Felder) sollen den Dokumenten und Akten zugeordnet werden?

  • Wie soll die Hierarchie der Akten/Dokumente aussehen?

Warnung

Ab d.3 Version 6.2.x haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Codepages in Ihrem d.3-System zu verwenden.

Ein Vererben von Eigenschaften in der Aktenbildung ist nicht möglich, wenn Sie in einer Akte unterschiedliche Codepages verwenden.

Um bei unterschiedlichen Codepages innerhalb einer Akte ein Vererben zu ermöglich gibt es einen Workaround.

Dabei kann es bei der Vererbung von alphanumerischen Eigenschaften zu Darstellungsfehlern kommen.

Bei reinen ASCII-Texten ('a'..'z','A'..'Z','0' + Ziffern) sollte es zu keinen Darstellungsfehlern kommen.

Anmerkung

Ab d.3 Version 7.0 wird bei einer Aktualisierung von Dokumenteigenschaften nur noch dann ein Aktenbildungsjob (LIN002-Job) erstellt, wenn Erkennungs- oder Vererbungseigenschaften von den Änderungen betroffen sind.

Eine Vererbung von Eigenschaftswerten findet im Regelfall nur eine Ebene nach oben (Vererbung vom untergeordneten Dokument auf das übergeordnete) und eine Ebene nach unten (Vererbung vom übergeordneten Dokument auf das untergeordnete) statt.

Wenn bei der Vererbung eine Eigenschaft des übergeordneten Dokumentes geändert wird, welches seinerseits als Erkennungs- oder Vererbungseigenschaft in einem weiteren Aktenbildungseintrag verwendet wird, kann eine Vererbung des Eigenschaftwertes über mehrere Ebenen erreicht werden.

Im Falle von Vererbungen auf untergeordnete Dokumente gibt es diese Möglichkeit nicht.