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Aktionen

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  • Automatische AktenbildungSie können festlegen, dass eine nicht vorhanden Akte (über die Erkennungseigenschaften) automatisch erstellt wird. Diese Einstellung gilt dann zunächst für alle untergeordneten Dokumentklassen, lässt sich aber nachträglich bei Bedarf dann entfernen. In unserem Beispiel soll z.B. eine Akte nur angelegt werden, wenn eine Bestellung erfasst wird, der Lieferschein und die Rechnung sollen keine Aktenbildung bewirken. Daher muss bei diesen beiden Zuordnungen später die automatische Aktenbildung wieder entfernt werden

    Folgende Optionen sind dabei möglich:

    • Alle Verknüpfungen bleiben erhalten: Keine Verknüpfung des untergeordneten Dokumentes wird gelöscht

    • Nur Verknüpfungen, die durch diese Regel erstellt wurden, löschen: Es werden die Verknüpfungen gelöscht, die seit Version 8 durch die in der Aktenbildung definierte Kombination aus untergeordneter Dokumentklasse und übergeordneter Dokumentart entstanden sind.

    • Alle automatisch erstellten Verknüpfungen löschen: Es werden alle automatisch durch die Aktenbildung erstellten Verknüpfungen gelöscht. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese vor oder nach Version 8 erstellt wurden.

    • Alle Verknüpfungen löschen: Es werden alle bisherigen Verknüpfungen, also auch die manuell erstellten, gelöscht.

  • Mehr als ein übergeordnetes Dokument erlauben

    Wird bei der Akten-Erkennung mind. ein 60er-Feld als Erkennungseigenschaft beim übergeordneten Dokument (neu ab Version 8.0) verwendet, kann mit Aktivierung dieses Schalters erlaubt werden, dass Dokument-Verknüpfungen von einem untergeordneten Dokument nicht nur zu einem, sondern zu mehreren übergeordneten Dokumenten erstellt werden.

  • Aktenbildung auslösen bei Änderung des übergeordneten DokumentsWird das übergeordnete Dokument geändert, so wird eine Aktenbildung vorgenommen.

  • Akten unterhalb anlegenHierdurch können auch Akten unter eine Akte angelegt werden, um bspw. Unterregisterstrukturen anzulegen.

    Anmerkung

    Bei "Akten unterhalb anlegen" wird folgendes nicht unterstützt:

    • fester Wert als Erkennungseigenschaftswert der untergeordneten Dokument- bzw. Aktenart

    • Teilstring-Wert bei Erkennungseigenschaft der untergeordneten Dokument- bzw. Aktenart

    • Ausschlusskriterium für die Aktenbildung

    • Vererbungseigenschaft von untergeordneter auf übergeordneter Dokukment- bzw. Aktenart können natürlich nicht berücksichtigt werden

    • Aktenbildung mit Hook-Funktionen

    • 60er-Feld als Erkennungs- oder Vererbungseigenschaft

    Anmerkung

    Nachfolgend ein Beispiel zur Option "Akten unterhalb anlegen":

    Interessentenakte

    -Angebote

    -Schriftverkehr

    -Kontaktdaten

    --Visitenkarten

    Bei der Aktenbildungsregel Kontaktdaten -> Visitenkarten ist die Option "Automatische Aktenbildung" aktiviert.

    Bei der Aktenbildungsregel Interessentenakte -> Kontaktdaten ist die Option "Automatische Aktenbildung" aktiviert. Ebenso ist hier die Option "Akten unterhalb anlegen" aktiviert.

    Wenn jetzt ein neues Dokument in "Visitenkarten" angelegt wird passiert folgendes:

    1. Es wird eine neue Akte in "Kontaktdaten" angelegt

    2. Daraufhin wird eine neue Akte in "Interessenakte" angelegt

    3. Durch die Option "Akten unterhalb anlegen" wird jetzt eine neue Akte in "Angebote" und eine neue Akte in "Schriftverkehr" angelegt.

    Das Erstellen der Unterakten wird also nicht ausgelöst, wenn ein Anwender die direkte Erstellung einer "Interessentenakte" durchführt, sondern durch die indirekte Erstellung über die "Kontaktdaten".

    Die Option "Akten unterhalb anlegen" bezieht sich dann auf alle mit der Hauptakte durch Aktenbildungsregeln direkt verknüpften Unterakten.